個別指導塾における塾経営の課題は何でしょうか。
多くの人が「生徒数の増加」や「授業の質向上」を挙げることでしょう。
しかし、その背後には「スムーズな塾運営」が必要となります。
今回は、私が個別塾買収を機に導入した塾管理システムが塾運営にもたらした３つのメリットと、その具体的な効果についてお話しします。
1. 情報共有の効率化
個別指導塾では、生徒一人ひとりに対する細やかなフォローが求められます。
そのための重要なポイントが「情報共有」です。
塾管理システムを導入することで、生徒の学習状況や進度、連絡事項などを一元管理し、いつでも必要な情報にアクセスできるようになりました。
これにより、
- 教職員間の情報共有が大幅に効率化され、講師の負担が減った。
- 保護者も自分の子どもの学習進捗を即座に確認出来て、塾への満足度アップ。
となり、講師からも保護者からもポジティブなフィードバックをもらえています。
以前は、講師とも保護者とも公式ラインと紙ベースでのお便り配布でのやりとりのみで、情報共有が一元化されていませんでした。
お便り作成→印刷→配布という地味なようでかなり時間がかかる作業からも解放され、かつ効率的に情報共有ができることは、塾の運営にかなりのプラスです。
2. 振替授業の日程忘れ防止
振替授業の管理は個別指導塾にとって大きな課題です。
その日程を塾側、また保護者側もすべて頭に入れておくことは難しく、忘れてしまうことも少なくありません。
塾側にミスがなくても、振替授業のトラブルは顧客満足度の低下に繋がります。
私が導入した塾管理システムでは、振替授業のスケジュールを保護者がカレンダー内で確認できるので振替授業の見逃しはおきません。
これにより、振替授業の日程を忘れることなく、また講師に無駄な授業コマ給をお支払いすることもないので、塾経営にとってはプラスになりました。
3. 24時間対応が可能
保護者とのコミュニケーションも塾運営の重要な一部です。
塾管理システムでは、24時間いつでも情報共有が可能です。日中に塾に連絡が取れない保護者でも、夜間や早朝にシステムを通じて連絡事項を確認することができます。
また、急な変更事項を伝える際も、システムを通じてすぐに情報を共有できます。これにより、保護者の利便性が向上し、塾側も時間を有効に使うことができます。
まとめ（管理システムはいれたほうが良い！！）
塾管理システムを使うことによって必要な業務時間は10分の1以下に減りました。
管理システム導入の費用は、1~3万円（月額）なので、業務効率を考えたらシステム導入して良かったです。
また、以前は欠席や遅刻対応のためだけに塾に人を置いていたようなのですが、その対応も管理システムによりリモートで可能になり、どこにいても塾運営ができるようになったのは私の中ではかなり大きなメリットです。
以上のように、個別指導塾においても塾管理システムの導入は大きなメリットをもたらします。塾経営の効率化や品質向上を目指すなら、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
